Praktyka działalności naszych Klientów coraz częściej skłania nas do analizy możliwości i celowości zastosowania nowych rozwiązań technicznych zmierzających do usprawnienia ich pracy także na etapie zawierania umów. W dobie obostrzeń wymuszonych sytuacją na świecie konieczne jest ograniczenie kontaktów bezpośrednich pomiędzy uczestnikami obrotu. Tym samym, szczególnie zasadne jest ponowne ustalenie kiedy ich obecność bezpośrednia jest konieczna, a kiedy mogą skorzystać z pomocy środków elektronicznych. Okazuje się, że w wielu sprawach z zakresu bieżącej działalności przedsiębiorców z różnych branż wystarczający będzie wybór nowych rozwiązań technicznych. Konieczność obecności bezpośredniej i osobistego składania podpisów będą mogli natomiast ograniczyć do spraw najwyższej wagi.
Wraz z rozwojem techniki, a w szczególności urządzeń mobilnych, coraz więcej elementów działalności przedsiębiorstw przeniesionych zostało w przestrzeń wirtualną. Dotyczy to wszelkich dokumentów, które powszechnie sporządza się na komputerze, w formie cyfrowej przesyła do klienta oraz wprowadza ewentualne poprawki, np. w przypadku umów. Drukuje się je dopiero na ostatnim etapie, w momencie gdy trzeba uzyskać podpis. Czy jednak obecnie nie jest możliwe – a o ile prostsze by to było – ominięcie także tego ostatniego elementu i uzyskanie podpisu w szeroko rozumianej formie elektronicznej?
Pierwszy krok w tym kierunku został uczyniony poprzez ustanowienie Dyrektywy 1999/93/WE, wprowadzającej w porządek prawny Unii Europejskiej pojęcie podpisu elektronicznego. Zgodnie z zawartą w niej definicją są to dane w formie elektronicznej dodane do innych danych elektronicznych i służące jako metoda uwierzytelnienia. Osobno jako „zaawansowany podpis elektroniczny” nazwano podpis elektroniczny, który jest wyłącznie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie jego tożsamości, stworzony jest za pomocą środków nad którymi ma on wyłączną kontrolę i jest tak powiązany z danymi, do których się odnosi, że każda późniejsza ich zmiana jest wykrywalna.
Kolejny etap stanowiło uchwalenie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014 tzw. eIDAS, uchylającego wyżej wspomnianą dyrektywę i ustanawiającego kwalifikowany podpis elektroniczny – składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opierający się na kwalifikowanym certyfikacie. Tym samym uzyskano trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
– zwykły – np. imię i nazwisko napisane pod mailem,
– zaawansowany – np. podpis w systemie PKI (Public-Key Infrastructure)
– kwalifikowany – podpis z wykorzystaniem profilu zaufanego.
W polskim systemie prawnym wyróżnia się zatem następujące formy składania oświadczeń woli: dokumentową, pisemną, elektroniczną, pisemną z poświadczenie daty, pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz aktu notarialnego. Obowiązuje przy tym zasada swobody formy, wyrażona w art. 60 k.c., zgodnie z którą w braku innego rygoru, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny.
Z perspektywy oczekiwań rynku, warto rozważyć kwestię dotyczącą podpisu składanego za pomocą tabletu lub innego urządzenia elektronicznego bez podpisu kwalifikowanego. Pojawia się pytanie czy przy obecnych coraz bardziej zaawansowanych możliwościach technicznych, podpis na urządzeniu mobilnym może równać się z tym w tradycyjnej formie pisemnej, czy stanowi inną formę złożenia oświadczenia woli – np. dokumentową?
Pogląd zrównujący podpis niekwalifikowany na tablecie do formy pisemnej zdaje się uznawać wielu przedsiębiorców, którzy w swoich biurach wprowadzili już możliwość podpisywania umowy na tablecie lub używają tego rodzaju sygnatury jako potwierdzenie doręczenia.
Kontrowersje budzi to przede wszystkim w nauce prawa, gdzie z jednej strony słychać głos prof. Fryderyka Zolla uznającego iż „nie jest możliwe złożenie w ten sposób (na tablecie) podpisu spełniającego wymóg własnoręczności, gdyż mimo podobieństwa linii nie można utrwalić w ten sposób naturalnego odcisku ręki, a co za tym idzie – linia pisma stanowiłaby w takim wypadku jedynie pewne odzwierciedlenie naturalnego pisma, nigdy nim nie będąc”, a z drugiej prof. Mariusza Załuckiego, głoszącego że „Także złożenie oświadczenia woli w sposób elektroniczny (np. na tablecie) wraz z podpisem składającego to oświadczenie zdaje się być wystarczające do przyjęcia, że forma pisemna jest dochowana, o ile istnieje możliwość odtworzenia podpisu i ustalenia jego autentyczności, a zatem ustalenia i potwierdzenia tożsamości osoby składającej oświadczenie woli”.
Przyznanie racji drugiemu ze wspomnianych przedstawicieli doktryny z całą pewnością pełniej wychodzi naprzeciw oczekiwaniom rynku, zwłaszcza biorąc pod uwagę kierunek w którym podąża technika, stwarzająca możliwości coraz lepszego zabezpieczenia takich podpisów oraz zagwarantowania ich autentyczności. Z całą pewnością niewłaściwym byłoby uznanie, że do podpisu wymagany jest długopis i kartka papieru jedynie ze względu na fakt, że jest to tradycyjna forma, do której obecnie najbardziej jesteśmy przyzwyczajeni. W końcu podobnie kiedyś nowo wprowadzonym wynalazkiem był długopis.
Warto pamiętać, że nie wszystkie czynności prawne, np. umowy wymagają zachowania formy pisemnej. Jeśli przepisy nie zastrzegają odpowiedniej formy szczególnej, forma dokumentowa ze zwykłym podpisem elektronicznym jest wystarczająca, by uznać tak dokonaną czynność prawną za ważną i wiążącą. Może to znacznie ułatwić obrót, szczególnie w momencie obowiązywania obostrzeń związanych z epidemią.
Marcin Jankowiak
prawnik
